Электронное обращение

Как составить электронное обращение, заявление, претензию?

Электронное обращение

С развитием цифровых технологий становится удобно пользоваться удалёнными инструментами подачи обращений и заявлений. Разные возможности предлагает портал ГосУслуги (www.gosuslugi.ru).

На каждом сайте министерства, сайте надзорного или правоохранительного органа существует раздел подачи обращений.

Для мобильных устройств предлагаются мобильные приложения отправки обращений и контроля за ходом их рассмотрения.

В современном мире становится всё меньше технических сложностей связи с нужными учреждениями, но вопрос формулирования обращений, правильного изложения сведений по-прежнему актуален.

Как подготавливать материал и формулировать текст обращений, заявлений и претензий?

Заявления можно выделить в несколько больших групп:

  • деловые письма одной организации, отправляемые другой;
  • заявления от физических лиц, отправляемые в учреждение;
  • трудовые заявления.

В этой статье будут рассказаны приёмы подготовки заявлений от физлиц, адресованные учреждениям. Таким заявлением может быть исковое заявление в суд, но его особенности нужно рассматривать в отдельной статье. Тем более, что много исковых заявлений составляется при помощи юриста.

Итак, стандартной структурой заявления является: наименование адресата и заявителя, наименование документа, текст самого заявления, перечень приложений (если есть), дата и подпись заявителя.

Если отправлять заявление через электронную форму на сайте учреждения, то части заявления указываются в отдельных текстовых полях, а для текста самого заявления предусмотрено поле под названием “Текст сообщения” (в большинстве случаев оно так называется).

Если структура учреждения разветвлённая, то в форме может быть указатель подразделения. Некоторые заявители, не знающие нужного подразделения, останавливаются в замешательстве на этом этапе.

Если вы не знаете нужного подразделения учреждения, то можно позвонить по номеру горячей линии, указанном на сайте или задать вопрос онлайн-консультанту. Нужно спросить консультанта о том, в какое подразделение отправить такой-то вопрос.

Если невозможно проконсультироваться, то следует отправить в главное управление, чтобы они переслали обращение по подведомственности.

Многие современные информационные системы могут отправить в нужное подразделение обращение гражданина, отправившего своё сообщение в первое случайно выбранное.

Тем гражданам, которые имеют мало практики составления заявлений рекомендуется составить заявление предварительно в текстовом редакторе, проверив его текст в неспешной обстановке, исправив речевые ошибки, дополнив уточнениями. Текст заявления можно скопировать из редактора и вставить в поле сообщения на сайте, а в прикреплённых файлах можно продублировать это заявление приложением.

В некоторых формах отправки обращений нельзя вставлять текст из редактора ПК. В таком случае можно распечатать текст предварительного заявления на бумаге (или открыть готовый текст в окне редактора) и перепечатывать в поле сообщения на сайте, проверяя то, что было вами уже подготовлено.

Существует приём для тренировки техники юридической речи, при котором составление заявления проходит два этапа:

  • Вначале излагается простой речью ситуация, послужившая поводом для обращения – этот этап особенно важен, когда заявитель не знает с чего начать и как правильно сформулировать заявление.
  • Затем составляется заявление на основе первой записки, это заявление формулируется в более официальном стиле и должно содержать вопрос по сути, просьбу или требование.

Подготовленное заявление проверяется на отсутствие ошибок и правильность сообщения всех данных: даты, ФИО, организации, номера документов и другие данные.

Обязательным для обращения является наличие:

  • в заявлении – просьбы;
  • в претензии – требование;
  • иные виды – предложение или вопрос.

Важно правило: если в тексте обращения идёт упоминание какого-нибудь документа, то нужно указать его номер и дату. Если учреждение вправе проводить экспертизы содержания документов или может организовывать расследования на основе присылаемых документов, то можно отправить копии в виде приложения к обращению.

Ещё одно правило: чтобы не забыть прикрепить все файлы, прилагаемые к обращению, их заранее копируют в отдельную папку на компьютере и прикрепляют поочерёдно к пустой форме отправки обращения до начала написания самого текста в поле “Сообщение”.

При отправке сообщения может быть предложено создать кабинет для более подробного контроля за ходом рассмотрения обращения. Если планируется длительное разбирательство или многократное обращение в учреждение, то можно создать кабинет (нужно придумать надёжный пароль). Удобно обращаться в учреждения через личный аккаунт (кабинет) на портале ГосУслуги.

Если отправляется претензия по поводу некачественно выполненных работ (также ЖКХ), то в качестве приложения нужно отправить фото места работ до проведения оспариваемых действий и фото после проведения работ.

В тексте обращения нужно придерживаться смысловой структуры:

  • Что произошло и на каком основании (договор, заявка и др.)?
  • Что неправильно с точки зрения заявителя (доказательство нарушений)?
  • Каковы требования (ссылка на статью закона) или предложения?
  • Срок выполнения требований или ожидаемый срок ответа на вопрос?
  • Список приложений к обращению.
  • Дата, подпись (ФИО) заявителя.

Правило: заявление формулируются заявителем точнее, если он уверен в своей способности объяснить ситуацию и задать вопрос, заявить требование.

Будьте спокойны и внимательны при обращении в государственные учреждения и коммерческие организации.

Другие статьи по этой теме:

  • Привычки, которые уберегают от ошибок и мошенников
  • Как составить претензию?
  • Как подготовиться к консультации юриста?

29 апреля 2020 года.

юрист Демешин Сергей Владимирович.

Сохраните адрес этой статьи в своих закладках браузера, как полезную информацию.Участвуйте в обсуждении,пройдите опрособ интересных темах будущих публикаций (ссылка опроса в описании канала, также в описании указаны правила комментирования публикаций).

Источник: https://zen.yandex.ru/media/info_law_society/kak-sostavit-elektronnoe-obrascenie-zaiavlenie-pretenziiu-5ea97e3e6c197b5e73e57fc8

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.